¿Cómo podemos hacer reuniones más productivas?

¿Cómo podemos hacer reuniones más productivas?

¿Estás cansado de reuniones improductivas? ¿Estáis aplicando Scrum pero vuestras reuniones son demasiado largas o poco dinámicas? En este artículo te explicaremos algunos trucos para mejorar tus reuniones seguiendo unas buenas prácticas, basadas en Scrum.

Seguir metodologías agile consiste en aplicar una estrategia de desarrollo incrementar, en lugar de una aplicación y ejecución completa del producto. De este modo se apuesta por equipos multidisciplicanares y se apuesta por calidad del resultado, entendiendo que es fruto del conocimiento y trabajo de las personas del equipo.

Con este desarrollo podremos solapar distintaer fases del desarrollo, pudiendo avanzar más rápido hacia el objectivo (mínimo producto viable o sprint y puesta en producción).

En concreto, el Scrum, es un modelo de referencia para definir un conjunto de buenas prácticas y roles dentro del equipo. Se dividen los periodos de trabajo en sprints. Cada sprint debe ser del mismo tiempo, se aconseja entre 1 y 4 semanas.

Para poder aprovechar al máximo las capacidades de nuestro equipo necesitamos convertir nuestras reuniones en altamente productivas. Para este objetivo se definen 5 tipos de reuniones para poder llevar sin problemas y junto con todo el equipo la gestión del proyecto.

Daily Scrum

Popularmente se le llama daily. Es una primera reunión al inicio del día. Cada día, en la misma hora, el mismo lugar, de pie y fuera del lugar de trabajo. Es una reunión con una durada máxima de 15 minutos. El objetivo principal es que cada uno de los integrantes del equipo responda a estas preguntas:

  • ¿Qué has hecho des de ayer?
  • ¿Qué harás para mañana?
  • ¿Has tenido algún problema?

 

Es una reunción muy importante. Es el momento de detectar incoherencias o posibles problemas y sobretodo resolver las dudas de planteamiento o técnicas de todos los integrantes del equipo. La daily debe ser una reunión participativa. Cualquier persona que forma parte de la reunión puede intervenir, cortando al qué está hablando para hacer un pregunta.

Cuando un punto de la daily se alarga, algún miembro del equipo debe cortar la discusión o debate y pedir que esta parte la resuelvan los implicados después de la daily, comunicando luego la solución. Cualquier persona de la empresa puede presenciar una daily de otro equipo, pero en este caso no puede intervenir ni cortar como lo hacen los integrantes del grupo.

Está reunión es la más importante del día. Debes estar muy atento, a todo lo que dicen tus compañeros y todo lo que expones. Se trata de escoger bien las palabras y poder hablar de forma inequívoca al resto del equipo. De este modo todos sabrán que hacen todos y como se relacionan sus trabajos.

Scrum de Scrums

Cuando en una empresa existen múltiples equipos de Scrum, después de la daily y sólo 1 o 2 veces por semana un representante de cada uno de les equipos se reunirán para hacer una daily a nivel de equipo. En este caso deberán responder a las preguntas siguientes:

  • ¿Que ha hecho tu equipo desde la última reunión?
  • ¿Que hará tu equipo hasta la próxima reunión?
  • ¿Hay alguna demora o existe algún problema?
  • ¿Estás a punto de poner algo en el camino de otro equipo?

 

Esta reunión pemite compartir la información relevante entre los distintos equipos de la empresa. Una mejor comunicación entre estos provocará aumentar la productividad en las relaciones internas, provocando que se trabaje con mayor información y más feedback.

Sprint planning meeting

En este post explicamos como podemos priorizar nuestra lista de historias de usuario (backlog). Al inicio de cada sprint seleccionaremos las tareas situadas arriba del backlog. En esta reunión se debe seleccionar el trabajo que se realizará por parte del equipo durante el siguiente sprint. En esta reunión se van asignando los responsables de cada tarea, según las habilidades.

Para poder acotar el trabajo que se puede hacer durante un sprint se utiliza como métrica la velocidad de trabajo. Ya veremos como funciona pero mediante el Poker Plan, podemos dar un valor numérico de cantidad de trabajo. Es muy imporante que todo el equipo participe en esta reunión y aporte su visión y opinión.

Sprint review meeting

Es la reunión que se realiza al acabar un sprint. En esta reunión debemos revisar el trabajo completado y el no completado. Existe una norma sagrada en el Scrum, un trabajo está hecho si esta hecho, no casi hecho. También es el momento de realizar una pequeña demo del desarrollo para que así todo el equipo vea los cambios y conozca como funciona. Solo el trabajo completo puede tener demo.

Sprint retrospective

Una vez revisado el estado del sprint es el momento de valorar que impresiones nos ha dejado este sprint. Es el momento que el equipo hable de como mejorar algunos procesos internos, comunicaciones, soluciones... El propósito de esta reunión es definir unos puntos para mejorar durante el siguiente sprint.

El proceso de mejora continua, en el futuro le dedicaremos un artículo, es básico para mantener motivado a un equipo. Además es la mejor forma para aumentar la productividad del mismo.

Ventajas de las reuniones propuestas en el Scrum

Las reuniones que marca el sistema son unas reuniones con tiempos limitados y temas muy concretos a mejorar. La daily es la primera de cada día y es, como ya se ha dicho, la más importante. El equipo que hace una buena daily está más cohesionado, comparte mejor la información y sobretodo resuelve los problemas mucho más rápidos.

Esta reunión también permite separar las distintas reuniones debidas a problemas o apartados que necesitan una reunión de modo que en cada una de las reuniones sólo acudan aquellas personas involucradas. De este modo, estas dedican el tiempo a encontrar una solución y las otras siguen con sus tareas sin ser molestados.

Si estás empezando en el mundo del Scrum, te recomendamos que empiezes a hacer dailies lo antes posible. Es muy importante que el equipo vea esta reunión como una herramienta que le ayuda a hacer un trabajo mejor y no como una herramienta de control. Otro punto muy importante es cambiar las tareas por historias, como se explica en este post.

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Pitu Sabadí
Pitu Sabadí
TDD and Agile enthusiast - CEO at Pease Networks

CEO en Please Networks. Fullstack developer y believer en la vida real. Me gusta el trabajo en equipo y conseguir objetivos colectivos. Desarrollando con PHP y AngularJS. AWS para la infraestructura. Amante del agile y el TDD. Training Cloud y Scrumízate mis proyectos personales.