¿Cómo mejorar el entorno de trabajo?

¿Cómo mejorar el entorno de trabajo?

Los equipos necesitamos espacios de reflexión. La reflexión es el proceso que permite pensar detenidamente en algo con la finalidad de sacar conclusiones. En scrum el tiempo se separa en bloques temporales cortos y periódicos, los famosos sprints, de 1-4 semanas que abren un espacio de feedback y reflexión.

La reunión retrospectiva es la materialización del espacio de reflexión colectivo en busca de la mejora continua del proceso de trabajo y de los resultados obtenidos. Normalmente las reuniones retrospectivas buscan el encadenamiento de pequeños cambios incrementales en la forma de trabajo con el fin de evitar incendios en el futuro.

La inspiración de la reunión retrospectiva arranca en el concepto Kaizen (cambio bueno en japonés) del modelo Toyota. Si quieres conocer más acerca de los principios de trabajo del método de Toyota puedes leer este post.

Existe otro concepto menos conocido en la agilidad, el Kaikaku (cambio drástico en japonés). Se trata de la filosofía enfocada a la mejora de la producción mediante cambios radicales en la manera de operar.

Hay quien ve el Kaizen como el Kaikaku que vendrá en el futuro.

La misión de los equipos comprometidos es la búsqueda para acercarse a la perfección de forma continua. La perfección existe, pero es inalcanzable. Hacer scrum nos ayuda, mejor dicho, nos empuja a experimentar cada día. Todo experimento nos permite avanzar en la búsqueda de esta perfección. Que la perefección sea inalcanzable debe ser nuestra motivación para mejorar cada día.

Analizar los problemas para centrarse en las soluciones

Existen muchas dinámicas para la coordinazión de la reunión retrospectiva. Cada una de las dinámicas pone la linterna en algún objetivo concreto de mejora. Los enfoques más comunes de los equipos en las retrospectivas responden a estos tres objetivos:

  1. Descrubrir los problemas
  2. Buscar el origen del problema
  3. Proponer soluciones para ser aplicadas al siguiente sprint

Un  ejemplo de dinámica de retrospectiva es la descrita en este post

Al final de cada sprint el equipo debe abrir un espacio de reflexión colectiva que le permita avanzar hacia puntos de mejora. Utilizar siempre las mismas dinámicas y enfoques no favorecen la implicación de todo el equipo y puede favorecer la aparición de las siguientes disfunciones:

  • Concentración en elaborar la lista de problemas.
  • Aumento de las conversaciones que giran alrededor de los problemas.
  • Mezcla de problemas entre quejas y crispaciones.
  • Baja responsabilidad en la toma de decisiones.

La reunión retrospectiva debe ser vista como una apuesta de futuro, como una orientación hacia el largo plazo. Invertir en las personas, la tecnología y el proceso nos acerca a un mayor valor para el clientes. Una organización que aprende es aquella que trabaja para la adaptación permanente a las nuevas situaciones. Puedes leer este post para convertir tu empresa en una organización que aprende.

Alejarse del negativismo

Centrarse en los problemas solo nos provoca esto, pensar en los problemas. Del pensar continuamente en los problemas que nos rodean y ser un negativista hay poco espacio. El negativismo es el mayor problema de las empresas, y no sólo nos afecta como organización, sino que también nos afecta individualmente.

Algunos estudios se han centrado en determinar los costes directos del negativismo:

  • Según la Organización Gallup el negativismo cuesta a la economía norteamericana entre 250.000 millones de dólares y 300.000. Esta cifra se puede considerar incompleta porqué no tiene en cuenta el efecto dominó de las quejas y el negativismo.
  • El 90% de las visitas al médico se relacionan con el estrés según los Centros de Control y Prevención de Enfermedades.
  • La principal causa de estrés en las oficinas son provocadas por los compañeros de trabajo y sus quejas según Truejobs.com.
  • Según el estudio de Barbara Fredickson de la Universidad de Michigan la productividad disminuye cuando las interacciones negativas son frecuentemente más frecuentes que las interacciones positivas.

El negativismo lo creamos las personas. Una sola persona negativa puede crear un entorno de trabajo desagradable para todos los demás. Las personas no somos inmunes al negativismo y por este motivo nos afecta a la moral, al rendimiento y a la productividad de los equipos.

Un entorno de trabajo más positivo

La lucha contra el negativismo es la creación de un entorno de trabajo (más) positivo. En un entorno positivo el negativismo no tendrá espacio para existir.

Un buen símil son los producto agrícolas ecológicos. Estos productos se concentran en el desarrollo de un ecosistema que favorece que las plantas deseadas nazcan y crezcan fuertes. Este ecosistema, este entorno, se extiende hasta desalojar las malas hierbas, puesto que no tienen espacio donde crecer.

Los tratamientos ecológicos requieren de forma inicial un mayor esfuerzo. Una vez que el entorno se propaga, todo se hace mucho más fácil y económico. Dejas de gastar continuamente en insecticidas y otros productos químicos, puesto que simplemente se debe mantener un medio ambiente saludable.

Si hablamos de ser positivos no pensamos en esbozar una sonrisa falsa o en creer que se puede hacer todo sin ayuda alguna. Ser positivo significa ser optimista y vivir con esperanza. Nuestro éxito no viene determinado por cómo actuamos en los buenos momentos de nuestra vida, sino por como pensamos y respondemos a los retos en los momentos más difíciles.

Los principios positivos

Las compañías no nacen, se hacen. Lo mismo para los equipos. Sin unos principios clave para un entorno positivo es fácil que las fuerzas del mal tomen peso y contagíen una actitud negativa entre los compañeros. Estas oleadas de negatividad pueden convertirse en un estado permanente si el equipo no está alerta y trabaja para un entorno de trabajo positivo.

Los principios positivos se pueden resumir en seis puntos:

  • Una cultura y un entorno positivo donde las actitudes negativas no puedan prosperar ni sobrevivir.
  • La energía positiva fluye de arriba a bajo en una organización, surge de forma gradual y se extiende lateralmente. Pero fluye de arriba a bajo.
  • Las personas son las que obtienen los resultados. La prioridad debemos ser las personas. Si nos concentramos en las personas produciremos los resultados y las cifras que deseamos.
  • La confianza se extiende por una organización cuando la dirección explica lo qué va hacer y hace lo que dice.
  • Llenar los vacíos con comunicaciones positivas. Las interacciones negativas son imprescindibles pero no pueden superar en número a las interacciones negativas.
  • Escuchar a todas las personas del equipo y alimentar la compartición de ideas transforma los problemas y las quejas en soluciones.

Prohibido quejarse

La negatividad nace de la queja, que se instaura en nuestras mentes quejicas y contamina a las personas de nuestro alrededor. Evitar la queja nos ayudará a evitar la negatividad. Sin negatividad no existe el negativismo. Sin negativismo nuestro entorno de trabajo será más agradable.

Existen tres herramientas para no quejarse y enfocar las situaciones que no nos agradan en una visión positiva:

  • El "pero" como técnica positiva. Cuando detectes que te estás quejando añade la palabra pero y agrega una acción o pensamiento positivo. Ejemplo: No me gusta conducir hasta el trabajo durante una hora, pero me gusta el trabajo que hago.
  • Concentrarse en lo que se "puede hacer" en lugar de lo que se "tiene que hacer". Concéntrate en lo que puedes lograr.
  • Transformar las quejas en soluciones. La meta no es eliminar todas las quejas sino eliminar las quejas sin fundamento que no tienen ningún propósito importante. La queja justificada nos permite identificar un problema y lo que no nos gusta nos conduce hacia la solución.

Te ha gustado el post? No olvides suscribirte en nuestra newsletter! Ayúdanos a dar a conocer Scrumízate y comparte este post en la redes sociales para que llegue a más personas o envíalo a alguien a quien también le pueda interesar. Gracias!

También te puede interesar...
Pitu Sabadí
Pitu Sabadí
TDD and Agile enthusiast

CEO en Please Networks. Profesor de Agile en el Máster de UIUX en ESDi. Fullstack developer y believer en la vida real. El trabajo en equipo, la mejora continua y las dinámicas de grupo constituyen las motivaciones de este blog.