Necesitamos reflexionar, retrospectivas!

Necesitamos reflexionar, retrospectivas!

Como equipo necesitamos tener la noción del todo antes de conocer el detalle. Necesitamos saber porqué haremos un cosa antes de empezar a hacerla. ¿Qué valor estamos buscando? ¿Qué historia queremos contar?

En scrum se promueve la reflexión colectiva a través de la retrospectiva, una vez finalizado el sprint. Las reuniones retrospectivas necesitan un ambiente positivo y de confianza. No deben quedarse sólo en el análisis de problemas, deben convertirse en un auténtico acelerador del cambio.

En el libro Project Retrospectives, Norm Kerth escribe en 2001 la directiva básica para las reuniones retrospectivas:

"Sin importar lo que sea descubierto, entendemos y creemos que todos hicieron lo mejor que pudieron, dado lo que sabían en ese momento, sus habilidades, los recursos disponibles y la situación en la que se encontraban."

Esta directiva puede considerarse un punto superficial. No sitúa al lector en un estadio preparado para el cambio. Aún así se trata de una directiva muy válida para situaciones en las que las relaciones entre las personas del equipo están realmente erosionadas, con una fuerte tendencia a la recriminación del propio equipo o hacia personas externas.

Las personas que formamos un equipo no podemos reprimir nuestros comentarios, opiniones, críticas, dudas, preocupaciones, diferencias o disputas hasta el final del sprint. Debemos promover una cultura de la reflexión, que no sea solo reservada al espacio de la retrospectiva.

La reflexión hará que las personas del equipo se sientan más cercanas entre sí. Se profundizará en el espíritu tribal, la conciencia de grupo, la lucha por un propósito común. La confianza nos llevará a que no sea necesario llegar al final de un sprint para destapar la caja de Pandora. Con la reflexión constante la retrospectiva se convertirá en una herramienta realmente poderosa.

Tobias Mayer, en su libro Por un scrum popular, notas para la revolución ágil, escribe la siguiente directiva para la retrospectiva:

"Somos seres emocionales y vulnerables, sujetos a un enorme caudal de influencias provenientes de un sinnúmero de orígenes. A veces nos desempeñamos de maneras magníficas y otras tantas arruinamos todo, pero generalmente nos ubicamos en un punto intermedio. Durante este último periodo cada uno hizo lo que hizo y seguramente tuvo sus razones para actuar de esa manera. Aceptemos lo que hay, cómo se dieron las cosas. Y ahora preguntémonos, ¿Qué podemos aprender de nuestras acciones y razonamientos pasados, para así poder guiar del mejor modo posible los que vendrán en el futuro?"

Dinámica para una reunión retrospectiva ágil

Las dinámicas de trabajo son muy importantes y más en las reuniones. A continuación veremos una dinámica para promover la reflexión en la reunión retrospectiva, sin superar la hora y media. La dinámica planteada está inspirada en este post de Proyectos Ágiles

Material

  • rotuladores o marcadores de colores para cada uno de los asistentes
  • Post-its
  • pizarra blanca grande o papel tamaño cartulina

Sesión de trabajo

Puesta en escena (5')

El facilitador explica el objetivo de la retrospectiva y enumera los distintos pasos y tiempos que va a tener la reunión.

¿Qué ha funcionado bien? (15')

En este espacio el equipo hará un reconocimiento de las cosas que han salido bien e identificará las cosas que necesita potenciar más. Cada miembro del equipo hace 2 o 3 posts-its y los coloca en la pizarra, agrupados por temas.

Identificación de problemas (20')

Este segundo espacio de la reunión es para identificar los problemas de la forma más objetiva posible de la situación.  El facilitador debe repasar los puntos siguientes del sprint acabado de finalizar:

  • Objetivos conseguidos
  • Objetivos no conseguidos
  • Decisiones relevantes tomadas durante el sprint

Todas las personas del equipo deben proponer aspectos adicionales a mejorar, con la misma dinámica posts-its anterior. Todos los problemas deben agruparse por afinidad o relación para finalmente poder titular el grupo bajo una problemática común.

El equipo deberá escoger cuales son los problemas que más afectan a los objetivos del proyecto o a la productividad del equipo. Cada miembro del equipo tiene 3 o 5 puntos para distribuir en los distintos grupos de problemas.

Origen del problema (20')

El tercer espacio consiste en buscar las causas de los problemas. En los equipos con una baja confianza entre los miembros del mismo se tiende a buscar culpables. Aquí no estamos para buscar culpables. En un equipo todos somos culpables de los errores o problemas ocasionados.

Para buscar el origen de los problemas es muy útil la mecánica de los 5 "por qués" de Toyota. Se trata de iterar cada respuesta a la pregunta anterior para formular la pregunta siguiente. Puedes encontrar la explicación completa en este post.

Plan de acción (15')

Una vez analizado el origen del problema escogido por el equipo necesitamos entrar en una lluvia de ideas para proponer soluciones sobre el problema tratado. En la selección de la solución debemos ver la aceptación de la solución por parte del equipo.

No podemos pasar por alto el análisis de costes, esfuerzos, tiempos de impliementación o la satisfacción del cliente para aceptar trabajar en una de las propuestas de solución. El equipo se divide las responsabilidades para la solución y se crean las tareas necesarias en el backlog para entrar en el próximo sprint.

Conclusiones (15')

Para finalizar la sesión de reflexión debemos revisar las conclusiones a las que el equipo ha llegado y las decisiones tomadas. En este punto de la sesión de trabajo también debemos analizar si hemos conseguido el objetivo principal, analizar qué ha funcionado bien en la dinámica y qué necesitamos mejorar.

Desafío Flujo de reflexión continuo

Alimentar la mirada reflexiva nos acercará a la reflexión durante todo el trayecto. Cuando el proceso de reflexión es continuo no esperamos a la retrospectiva a comentar nuestras sensaciones y en este momento la reunión retrospectiva se convierte en una sesión de trabajo entre un equipo muy comprometido y con los objetivos de mejora claros.

Una buena forma de alimentar la reflexión es introducirlas en nuestro proceso de trabajo constante. Introducir la reflexión puede ser complicado por el día a día. La daily es la reunión más indicada para favorecer esta reflexión constante. Podemos incluir las siguientes preguntas:

  • ¿Cómo avanza el trabajo sobre el producto?
  • ¿Cómo avanza el proceso comprometido durante la última retrospectiva?

Podemos crear un nuevo backlog, el backlog de síntomas. Este backlog de síntomas debe funcionar de forma distinta al sprint backlog. Cualquier persona del equipo puede tomar espontáneamente un ítem de este nuevo backlog, analizar las causas detrás del síntoma y proponer soluciones en la próxima reunión retrospectiva.

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Pitu Sabadí
Pitu Sabadí
TDD and Agile enthusiast

CEO en Please Networks. Profesor de Agile en el Máster de UIUX en ESDi. Fullstack developer y believer en la vida real. El trabajo en equipo, la mejora continua y las dinámicas de grupo constituyen las motivaciones de este blog.