No anules una reunión si alguien no puede asistir

No anules una reunión si alguien no puede asistir

Estamos entrando en la temporada de gripes y constipados. Algunos de nuestros compañeros de equipo o nosotros mismos estaremos enfermos pronto. De modo que en algún momento alguien deberá quedarse en casa y se perderá alguna reunión.

En un equipo las reuniones son necesarias, pero también son un foco de inproductividad muy fuerte. Scrum establece unas dinámicas de reuniones de seguimiento que permiten sincronizar los esfuerzos y compartir la información entre todos los miembros de un equipo, con el objetivo de minimar las pérdidas de productividad y establecer una dinámicas de trabajo muy positivas.

Que debe hacer un equipo de Scrum cuando no estará el equipo entero presente en una reunión?

En la mayoría de los casos debemos avanzar según lo planeado. A continuación repasaremos la reuniones comunes del Scrum y como actuar cuando alguien no pueda estar presente. Para cualquier equipo, y más en el Scrum, la autonomía y la interdependencia de sus miembros son parte compartida de su misión.

La Daily

La daily es la reunión diaria en la que todos los integrantes de un equipo explican de forma ordenada como avanzaron ayer, como lo harán hoy y comparten las dudas o problemas en los que se han encontrado. Es el momento más importante del día, y en esta reunión se generará la sincronización del equipo en las distintas tareas del sprint.

La daily nunca debe ser cancelada porque alguna persona no pueda asistir. Bajo ningún concepto debe cancelarse esta reunión. Aunque no asista alguno de los miembros del equipo la daily sigue siendo valiosa para sincronizar el trabajo de quienes pueden participar.

Quien no pueda asistir, en el momento de llamar o enviar el correo informando que está enfermo, puede, si es necesario, proporcionar una actualización mínima o plantear una pregunta al equipo. Nos lo podemos imaginar como: "Dile a Juan que acabo de terminar la parte que está esperando, sólo quiero hacer unas pruebas más antes de que lo revise".

La Retrospective y Sprint review

La reunión retrospectiva y la revisión de sprint se realiza al final del sprint y es el momento en el que los integrantes del equipo repasan el sprint, como han avanzado y proponen mejoras para ser aplicadas al siguiente sprint. No es recomendable cancelar una retrospectiva si alguien del equipo no puede asistir.

Un caso distinto es si se hace una revisión del sprint con el cliente. En este caso la reunión la realiza el product owner con el cliente y los stakeholders que se consideren oportunos. En la mayoría de los casos el cliente dará mucha importancia a la opinión de los stakeholders que participaran en la reunión. Es problable que si se hace la reunión sin que asista alguien en algunos puntos no se pueda avanzar. Para evitar frases como "Sin la opinión de Marta no lo podemos validar" será mejor reprogramar la reunión para que todos puedan estar presentes.

Refinamiento del backlog

Esta reunión no la realizan todos los equipos Scrum. Algunos lo hacen junto a la revisión del sprint o retrospective y otros lo hacen de forma implícita durante el desarrollo del sprint. Cada equipo tiene sus dinámicas y el Scrum permite que cada equipo personalize a sus necesidades la forma de actuar.

Es imprescindible que el product owner asista a esta reunión . Si el product owner o alguien que el equipo lo considere oportuno no está presente se puede reprogramar para otro día. En general es una reunión fácil de reprogramar, puesto que no es una reunión que se haga cada día o al inicio o final del sprint.

Sprint planning

La reunión de planificación del sprint se realiza al empezar un sprint. Es la reunión más importante del sprint, ya que en esta reunión se explican y comentan todas las tareas que deberán realizarse y se comparte la información entre todo el equipo.

En general no debemos reprogramar la reunión de planificación del sprint porque alguien está enfermo. Si la persona es la superestrella del equipo y no podemos planear el sprint sin esa persona, debemos seguir adelante y programar la reunión para el día siguiente. En este caso, sería obligado para el equipo pasar todo el día en una retrospectiva improvisada y discutir como solucionar el problema de ser tan dependientes de una persona, hasta el punto que el equipo no puede planificar ni hacer su trabajo si no está presente.

Incluso si es el product owner quien no puede participar, el equipo debe ser capaz de planificar el sprint. Quizá quedaran algunas preguntas o dudas por responder, pero el equipo será capaz de comprender en gran medida lo que se necesita para entregar el trabajo. Como precaución el equipo puede optar por planear un sprint un poco menos lleno de lo normal. Eso dejaría espacio para que los distintos puntos tomen un poco más de esfuerzo cuando el product owner vuelva y aclare los asuntos abiertos.

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Pitu Sabadí
Pitu Sabadí
TDD and Agile enthusiast - CEO at Pease Networks

CEO en Please Networks. Fullstack developer y believer en la vida real. Me gusta el trabajo en equipo y conseguir objetivos colectivos. Desarrollando con PHP y AngularJS. AWS para la infraestructura. Amante del agile y el TDD. Training Cloud y Scrumízate mis proyectos personales.