Scrumízate
Todo se consigue gracias a la delegación. Delegamos al tiempo o a otras personas, también en Scrum. Mucha gente huye de delegar a otras personas porqué piensa que esto requiere demasiado tiempo y esfuerzo, y que ellos mismos pueden realizar ese trabajo.
En este caso, cuando hablamos de delegar, nos estamos refiriendo a la acción de encomendar algo a una persona. Podemos hablar de dos tipos de delegación: a un subalterno o a un encargado. En el primer caso son típicas las frases: "vete a buscar eso", "haz esto", "haz lo otro", "avísame cuando hayas terminado"...
En Scrum y en cualquier metodología de trabajo, es fácil que una persona acceda a una posición que requiere más gestión. Es muy normal que en este momento se siga pensando como "productor" y no se organice una delegación completa. Cuántas veces hemos oído debes delegar más?
Para que la delegación se considere completa las otras personas deben sentirse comprometidas en conseguir los resultados. Bajo un punto de vista productor nos concetramos en los métodos, en cómo conseguir la solución. En este caso seguiremos siendo responsables de los resultados y esto no es delegar.
Escoger delegar a un encargado es mucho más efectivo. Esta delegación exige una comprensión y unos compromisos mutuos, claros y directos sobre las expectativas. Podemos considerar 5 áreas:
- Resultados deseados: Es imprescindible crear una compresión clara y mutua de lo qué se quiere conseguir, debemos concentrar todos los esfuerzos en el qué y no en el cómo. Dicho de otro modo, en los resultados y no en los métodos. Debemos ser pacientes, poder visualizar el resultado deseado y que la persona encargada pueda trabajar en la definición del resultado final y cómo y cuando se conseguirá.
- Pautas: Debemos identificar los parámetros en los que se deberá operar. Estos deberán ser mínimos para no entrar en la delegación de métodos (sólo las restricciones más importantes). Es muy importante que las distintas personas se ayuden entre si, que puedan aprender de los errores de los otros sin reinventar la rueda cada día. Cómo encargado no debemos pensar en "Dime que quieres que haga y lo haré", la responsabilidad es conseguir resultados, hacer todo lo que haga falta según las pautas marcadas.
- Recursos: Se deben identificar los recursos humanos, financieros, técnicos o organizativos con los que cuenta el encargado para conseguir los resultados deseados. Los resultados y los recursos deben estar alineados, sino generaremos frustación.
- Revisar los resultados: Se necesitan unos estándares de revisión para evaluar los resultados y los momentos concretos en los que se hará. No se debe identificar cómo una fiscalización del trabajo, básicamente es un momento de colaboración mutuo en el qué ambos participan en el desarrollo de la solución.
- Consecuencias: Especificar que pasará, bueno o malo, con el resultado de la evaluación. En este momento, según el resultado, se escogerá seguir hacia una u otra dirección. Es un momento muy estratégico para el desarrollo de la solución y seguir con la misión de la empresa.
Cuando la delegación a un encargado se hace de forma correcta, todas las partes salen beneficiadas, se puede hacer mucho más trabajo en menos tiempo y más a gusto. En un equipo organizado mediante Scrum necesita una delegación completa para completar con éxito todas las tareas del sprint. En Scrum existen 3 prosiciones: o eres Product Owner, o eres Scrum Máster o formas parte del equipo. Puedes repasar los roles en Scrum en este artículo.
El Producto Owner debe delegar a los Scrum Másters y éstos al resto del equipo. Es importante involucrarse en la formación y el desarrollo de todo el equipo. Exige un tiempo importante pero a la larga ahorrará muchas horas de trabajo. Cada persona del equipo debe convertirse en su propio superior. Se debe guiar por la consciencia moral del compromiso de conseguir los resultados deseados. Este compromiso se adquiere la definición del Sprint, en la reunión de planificación.
Al finalizar el Sprint, en la reunión de revisión, se evaluan los compromisos pactados al inicio y se toman las decisiones (consecuencias) oportunas para conseguir la solución cuanto antes y seguir con el desarrollo normal, según lo planificado. Scrum, gracias a sus dinámicas internas, potencia la delegación completa.
Gracias a la delegación completa el equipo genera energías creativas hacia el camino de los resultados deseados. Estas energías siguen en harmonía con los principios correctos del equipo y nos acercan a la solución. La delegación completa favorece la proactividad de todas las personas y permite obtener unos mejores resultados. Si te interesa descubrir cómo ser más proactivo puedes leer este artículo.
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