Delegar para solucionar problemas en equipo

Delegar para solucionar problemas en equipo

En un equipo Scrum prevale la cultura del trabajo en equipo, la delegación de tareas, la creatividad o la mejora continua. Se trata de equipos a los que se le ha delegado la responsabilidad y autoridad para realizar su trabajo.

Unos cuantos años, casi 10, atrás me encontré en mi primera experiencia de necesidad de delegar. Antes me había encontrado en situaciones parecidas en el restaurante familiar, pero no en el mundo del desarrollo. Formaba parte del equipo de becarios de una startup nacida de un centro de investigación. Había un project manager, dos desarrolladores senior y un equipo de 6 becarios. Yo fui el primero del equipo y quien empezó el proyecto web.

De una forma natural, muy frecuente cuando se asignan tareas de arriba a bajo, la mayor parte de tareas urgentes (que no quiere decir importantes) me las pasaban a mi, puesto que era el que tenía más conocimiento del proyecto web y podía resolverlas con mayor rapidez. Los desarrolladores senior se dedicaban a los algoritmos de predicción meteorológica y no en la aplicación de gestión y visualización.

Esto generaba dos problemas, por un lado yo tenía tareas importantes debido a que era quien conocía mejor las entrañas del proyecto y urgentes a petición de clientes. Unido a esto los becarios sólo hacíamos 4 horas al día. Llegó un momento que se me acumulaban los dos tipos de tareas, tenía la sensación de ir siempre tarde y de no poder dedicar el tiempo necesario para asegurar calidad suficiente en las soluciones.

Tenía mucha confianza con el CEO y el project manager, puesto que había empezado muy joven y era el "chico que sabe de web" de la startup. Les comente que durante una semana yo no tendría asignada ninguna tarea. Que lo que haríamos sería repartir todas mis tareas entre el resto del equipo. Con el objetivo de asegurar tres puntos:

  1. Se repartirían los conocimientos sobre las entrañas del proyecto
  2. Se transmitirían los trucos para solucionar incidencias de forma más rápida
  3. El equipo se motivaría porqué su conocimiento crecería y pasaría a ser más útil y en consecuencia productivo.

Así lo hizimos. A partir de esa semana las tareas pasaron a estar mejor repartidas y poco a poco el equipo se convirtió mucho más autosuficiente y con una mayor capacidad de resolución de tareas. La pregunta es, cómo fue eso posible? Con un pacto ganar/ganar.

Nosotros nos habíamos comprometido a la semana siguiente entregar todo lo que se atrasara durante esa semana de traspaso semana, a tener una mayor capacidad de resolución de incidencias y a evolucionar más rápidamente la solución en la qué trabajábamos durante las próximas semanas.  Por otro lado el director y el Project Manager se comprometieron en conseguir que no fuera grave no resolver ciertas cosas urgentes durante esa semana y no a aguantar las cosas nuevas que pudieran salir. Todos ganábamos.

Para poder delegar de forma efectiva es necesario un cambio de paradigma. Debemos fijarnos en los resultados y no en los medios. Muchas veces tendimos a supervisar los métodos, pero si pensamos en ganar/ganar debemos concentrarnos en los resultados. De este modo haremos más fuerte la capacidad de producir (CP) que si nos concentramos únicamente con la producción (P).

Si quieres aprender a delegar en un equipo Scrum te puede ayudar este post en el qué se explica cómo delegar en un encargado es mucho más efectivo.

Para delegar de forma real la gente debe evaluarse a si misma. Las consecuencias de un acuerdo ganar/ganar salen de una forma natural y no quedan en manos de un responsable o jefe que ofrece una recompensa o penaliza con un castigo de forma arbitraria y sin el acuerdo del resto del equipo.

En cualquier tipo de acuerdo existen cuatro consecuencias asociadas a este:

  • Financieras: Incluyen cosas como el salario, las opciones de participación accionarial, las asignaciones o las penalizaciones.
  • Psíquicas: Incluyen el reconocimiento, la aprovación, el respecto, la credibilidad o, por el contrario, su pérdida.
  • De oportunidad: Incluye la formación, el desarrollo, las gratificaciones extraordinarias y otros beneficios.
  • De responsabilidad: Esta hace referencia al radio de actuación y autoridad. Ambas pueden aumentar o disminuir.

En un momento de crisis o estrés continuado las personas muchas veces apelan a consecuencias financieras, pero en muchas ocasiones (a excepción de casos de problemas económicos importantes) motivan mucho más las consecuencias psíquicas, de oportunidad o de responsabilidad que las financieras. Los pactos ganar/ganar especifican consecuencias en uno o más de los puntos anteriores y las personas involucradas están al corriente desde el primer momento.

Para poder construir pactos ganar/ganar no se pueden conseguir bajo sistemas que no sigan esta fórmula. No podemos obligar a nadie a pensar en ganar/ganar sino quiere. Obligar a pensar así está bajo el paradigma gano/pierdes y no es posible construir un acuerdo sano bajo estos parámetros. Lee este post si quieres aprender los 5 paradigmas en las interacciones humanas.

Cuando entramos en una negociación de principios o queremos solucionar una situación es necesario separar a las personas de los problemas. Debemos concertarnos en el interés general y no en las posiciones. Debemos inventar opciones en las que todos ganen e insistir en tener criterios objetivos en qué todas las partes estén de acuerdo para definir las consecuencias.

Para buscar una solución a un problema enquistado podemos seguir estos 4 pasos:

  1. Ver el problema desde el otro punto de vista. Entender la opinión verdadera de todos acerca de las necesidades y preocupaciones que tienen con el objetivo de que todos entiendan a todas las partes.
  2. Identificar las cuestiones y preocupaciones clave (no las posiciones) implicadas en cada uno de los casos.
  3. Determinar qué resultados representarían una solución aceptable.
  4. Identificar las opciones nuevas para conseguir estos resultados.

En un equipo Scrum es necesario trabajar en pactos ganar/ganar. A veces nos podemos encontrar en personas que defienden a toda costa su responsabilidad, que no quieren delegarla al equipo. Es necesario colaborar con todo el equipo para la búsqueda de soluciones, sólo así solucionaremos los problemas.

Se trata de una situación muy común cuando estamos delante de personas que no saben delegar, que no confían en el equipo o que sienten una alta inseguridad en su posición, eso les provoca no querer ser ayudados. En este punto es necesario ayudar a estas personas a integrarse al equipo y a descubrir cómo el equipo los puede hacer mejores profesionales. No es tarea fácil.

En este punto la transparencia y la circulación de la información son claves. No sólo para evitar mal entendidos entre equipos o partes del equipo sino porqué actúa como un elemento de cohesión y motivación espectacular. Con mayor transparencia y mejor circulación de la información se reduce el estrés en momentos en qué un cliente pide un cambio a última hora o se descubre un error grave en producción. Puedes leer más acerca de la importancia de la transparencia en un equipo scrum en este post.

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Pitu Sabadí
Pitu Sabadí
TDD and Agile enthusiast - CEO at Pease Networks

CEO en Please Networks. Fullstack developer y believer en la vida real. Me gusta el trabajo en equipo y conseguir objetivos colectivos. Desarrollando con PHP y AngularJS. AWS para la infraestructura. Amante del agile y el TDD. Training Cloud y Scrumízate mis proyectos personales.