Scrumízate
La toma de decisiones es un proceso crítico para cualquier organización. Las decisiones marcan el futuro y evolución de la compañía. La forma cómo se tomen estas desiciones influenciará su ejecución y éxito.
En la cultura Toyota es importante tomar las desiciones por consenso. De hecho de todas las formas en las que se toman decisiones ésta es la favorita para Toyota. Analizar concienzudamente todas las opciones es una buena práctica del Modelo Toyota aplicables a las metodologías ágiles o Scrum.
Necesitamos estudiar detalladamente todas las alternativas posibles con el objetivo de eliminar posibles resistencias y/o problemas en la ejecución. Previo a la toma de decisión final debemos haber comprendido profundamente la situación y analizado todas las posibles acciones y alternativas.
En Toyota el cómo uno llega a la decisión es tan importante como la calidad de la decisión.
El Sistema de Producción de Toyota (Toyota Production System, TPS) cuenta con 14 principios de gestión muy aplicables a la mejora continua en Scrum. Puedes leer este breve resumen del Modelo Toyota.
En la toma de desiciones se distinguen los siguientes elementos principales:
- Averiguar lo que realmente está pasando. Puedes saber más sobre genchi genbutsu (desplazarse al lugar de los hechos para entender la situación.) en este post.
- Comprender las causas subyacentes que explican los problemas que aparecen en la superficie. Puedes aplicar la técnica de los 5 "por qués" para encontrar la raíz del problema. Puedes leer más acerca la resolución de problemas en Scrum en este post.
- Considerar una amplia gama de soluciones alternativas para desarrollar una explicación detallada para la solución elegida. Hablamos también de realizar pruebas con las distintas alternativas.
- Crear un consenso dentro del equipo. Este proceso incluye tanto a los empleados de Toyota implicados como a los proveedores externos. Tomar las desiciones por consenso nos asegura una mejor implementación.
- Usar vehículos de comunicación eficientes. Para que los 4 puntos anteriores se puedan cumplir de una forma ágil es necesario tener canales de comunicación muy eficientes. Para ello es recomendable hacer los informes de propuesta en una sola hoja A3.
Crear consensos para la toma de decisiones
Si asumimos que tan importante es cómo se llega a una decisión como la calidad de la misma, en Toyota se apuesta que la toma de decisiones se hará mediante el consenso dentro del equipo. En este proceso de generación del consenso también participan los proveedores externos.
Tomar las decisiones por consenso responde al principio número 12 del Modelo Toyota. Se trata de Nemawashi, un concepto muy importante no sólo para la cultura Toyota sino para entender el mundo empresarial japonés. La traducción literal sería "revolver las raíces", que vendría a decir: cavar alrededor de las raíces del árbol para hacer el transplante.
Actualmente este concepto se usa para nombrar el proceso mediante el cual se toman las decisiones que implican cambios en la empresa. Este proceso consiste en consultar de forma previa a los implicados antes de proponer un cambio en la empresa. Este proceso busca siempre el consenso y la armonía.
Nemawashi permite eliminar las discrepancias y llegar a un acuerdo con el que todos están contentos.
En Toyota se apuesta por una toma de decisiones por consenso. Se realiza lentamente y considerando concienzudamente todas las opciones. El objetivo es poder implementarlas muy rápidamente y de forma segura.
La forma en la que se genera este consenso es que el personal más junior trabaja en el desarrollo de una propuesta y la hace circular de forma amplia por todo el equipo. El objetivo es generar lograr un consenso entre los más sénior y responsables de equipos para que termine siendo aprobada por la dirección.
Comunicar ágilmente con hojas de papel A3
El proceso de generar un consenso por todas las partes del equipo puede parecer que será lento, complicado. Para que este proceso no sea doloroso y se fluya de una forma muy ágil la comunicación es un elemento clave. Se necesitan vehículos de comunicación muy eficientes, que permitan entender la propuesta para poder ofrecer su visión y opinión. Para ello debe comunicarse los antecedentes, situación actual y la solución que se plantea.
En muchas empresas se usan informes largos, con muchas descripciones técnicas, jerga de negocio y muchas tablas con datos o gráficas. No hay una forma más difícil y que consume más tiempo que descifrar uno de esos informes para comprender una idea compleja.En Toyota se apuesta por utilizar una sola hoja de papel A3 y a una sola cara. En este documento se debe plasmar toda la información necesaria para tomar una decisión compleja. Este procedimiento es uno de los aspectos diferenciales de Toyota en la transmisión de la información.
El documento en formato A3 actúa como una herramienta de ayuda y soporte visual.
Estos documentos A3 describen al completo una propuesta. Cuentan con la información necesaria para comprender la situación, la planificación, ejecución y control. El documento contaría con esas partes:
- Título
- Antecedentes: Valor actual, expectativas, políticas, metas o plan.
- Situación actual: Análisis de necesidades y condiciones que afectan.
- Recomendaciones: Coste / Beneficio
- Seguimiento: Resultados esperados - Cuándo / Cómo se controlarán.
A continuación tienes un documento ejemplo en el que se expone la propuesta de implementación de la tarjeta de compra.
Hacer reuniones de trabajo más eficaces
Aún entender que un documento A3 es mucho más fácil de digerir que un amplio informe, seguro que estás pensando que el proceso de llegar a un consenso te traerá reuniones muy largas, duras y con momentos bastante inútiles. Para poder generar un consenso es necesario tener un formato de reuniones muy eficientes y que nos ayuden en la resolución de problemas.
Prerequisitos necesarios para una reunión eficaz:
- Objetivos claros antes de la reunión.
- Asistencia de las personas adecuadas.
- Participantes preparados según los objetivos.
- Uso efectivo de ayudas visuales (A3, pizarras...)
- Separar en fases distintas estos conceptos:
- Compartir la información
- Resolución del problema
- La reunión empieza y termina en las horas previstas.
Conclusiones
El análisis de la situación en primera persona y en el lugar de los hechos, junto a un completo aprendizaje para obtener un conocimiento profundo sobre la propuesta que se está debatiendo facilita la toma de decisiones, puesto que todas las visiones están analizadas y existe un consenso.
Necesitamos lograr un conocimiento profundo antes de planificar o implementar nada.
Es crítico poder descubrir todos los hechos que, de no haberse considerado, pueden conducir a una gran cantidad de problemas. En consecuencia nos desviaríamos del camino correcto. Mientras que ante unas normas establecidas en la planificación la ejecución tiende a ser impecable.
Para generar el consenso es necesario invitar a las sesiones de trabajo a todos los afectados para que ayuden y formen parte de la decisión. Cualquier resistencia se debe solucionar antes de empezar a implementar. Si empezamos la implementación, el coste resultante de resolver una resistencia es muchas veces mayor que el coste de resolverlo en la fase de planificación.
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