Los 14 principios del modelo Toyota para la mejora continua en Scrum

Los 14 principios del modelo Toyota para la mejora continua en Scrum

Si has llegado a este post es provable que intentes profundizar en la relación que existe entre el Toyota Production System, lean, agile y scrum. Seguramente ya conoces Kaizen, el término japonés para referirse a cambio bueno. Kaizen se asocia directamente a la mejora continua que promueven lean, agile o scrum.

Ahora mismo debes estar preguntándote ¿cómo puedo aplicar las prácticas de Toyota en el desarollo de software?

En este post intentaremos facilitarte campos y trucos específico para que, cómo equipo ágil, podáis aprovecharos del Sistema de Producción de Toyota (en inglésToyota Production Sytem, TPS). Los principios fundamentales de Toyota centran el esfuerzo a:

  • Aumentar el rendimiento.
  • Aportar valor al cliente.
  • Mejorar la calidad en cada uno de los procesos de producción.
  • Controlar la economía para evitar los costes superfluos.
  • Buscar la complicidad del empleado para conseguir su motivación.

Introducción

Antes de seguir me gustaría asegurar de que conoces las bases del desarrollo iterativo e incremental como ciclo de vida en el desarrollo de software. El software funcionando es la métrica de avance. El objetivo del desarrollo iterativo e incremental centra el esfuerzo en entregar rápido y frecuente nuevo valor al usuario:

  • Nuevas funcionalidades (ciclo incremental)
  • Mejoras de funcionalidades existentes (ciclo itertivo)

Mejorar el proceso de forma continua y elminar el despilfarro no se centra en pequeñas mejoras de rendimiento individual que uno pueda promover. La primera idea que debemos grabarnos es que el verdadero valor y poder de Kaizen está en la creación de una atmósfera y un entorno de trabajo que fomente el aprendizaje continuo, estimule la creatividad y favorezca el cambio.

La mejora continua y el respeto a las personas son los dos pilares funamentales del modelo Toyota.

Todos sabemos querido lector, que cualquier sistema de trabajo  depende de las personas implicadas. Toyota tiene clara esta idea y anima, da apoyo, estimula y solicita la implicación del empleado. El objetivo es mejroar el sistema de trabajo gracias a la comunicación, la resolución de problemas y el crecimiento conjunto,

¿Empiezas a entender porqué podemos aprovechar prácticas de Toyota en el desarrollo de software?

Los últimos años he profundizado (y reflexionado mucho) en loas aspectos del Sistema de Producción de Toyota (TPS) que creo más interesantes para ser aplicados en un entorno ágil de desarrollo de sfotware. Cada uno de los aspectos los he aplicado en la empresa privada y, en la mayoría de los casos, hemos obtenidos resultados excelentes en lo que refiere a la gestión de personas y la calidad de las entregas.

Te invito a la lectura de estas reflexiones, en las qué explico cómo podemos aplicar prácticas de Toyota en nuestro día a día:

Tras mucho tiempo de experiencia en desarrollo de software puedo asegurarte que cuando uno siente que el equipo puede mejorar su rendimiento esto es posible. Implementar trucos prácticos para la resolución de problemas o detectar el despilfarro que evita entregar mayor calidad al cliente es clave para que mañana puedas empezar el cambio. No necesitamos reinventar la rueda, Toyota nos facilita 14 principios que te serán de gran ayuda.

Si quieres extenderte en las claves del éxito de Toyota te recomiendo la lectura de este libro.

Las claves del éxito de Toyota

1. Filosofía a largo plazo

Toyota emprende los proyectos con una clara visión a largo plazo.

La cúpula dirigente de Toyota tiene como objetivo añadir valor para los clientes y para la sociedad. Este interés para aportar valor a la sociedad fomenta un claro enfoque al largo plazo, por ejemplo en las inversiones que Toyota realiza.

Filosofía a largo plazo

Forma parte del ideario colectivo de Toyoya el construir una organización del aprendizaje de forma que la compañía pueda adaptarse fácilmente  a los cambios del entorno y sobrevivir en un mundo de organizaciones super productivas.

Si una visión a largo plazo ninguna de las inversiones hechas por parte de Toyota en la mejora continua, la organización de la formación o la innovación tecnológica no sería posibles ni tendrían ningún sentido.

 

Principio 1: Base sus decisiones de gestión en una filosofía a largo plazo, a expensas de lo que suceda con los objetivos financieros a corto plazo

  • Tener un sentido filosófico de propósito que reemplace cualquier toma de decisión basada en el corto plazo.
  • Trabajar, crecer y alinear toda la empresa hacia un propósito común que supere el ganar dinero.
  • Generar valor para el cliente, la sociedad y la economía. Evaluar toda función de la empresa según la capacidad de lograrlo.
  • Ser responsable. Luchar para decidir el propio destino. Actuar con confianza y fe en las capacidades propias. Aceptar la responsabilidad de la conducta propia.
  • Mejorar las capacidades para poder producir valor añadido.

 

2. El proceso correcto producirá los resultados correctos

Toyota es una compañía orientada al proceso.

La compañía nipona, durante todos sus años de experiencia, ha adquirido el conociemiento acerca de cuáles son los procesos que mejor funcionan. El flujo en la construcción de un coche es clave para conseguir la mejor calidad, al menor coste y con la máxima seguridad.

El proceso correcto producirá los resultados correctos

El Sistema de Producción de Toyota promueve que el proceso correcto conducirá a la compañía hacia los resultados deseados. El equipo debe trabajar con el máximo entusiasmo para mejorar este proceso y poder fabricar coches con mayor calidad y seguridad y menor coste.

 

Principio 2: Cree procesos en flujo continuo para hacer que los problemas salgan a la superficie

  • Rediseñar los procesos de trabajo para lograr un flujo continuo de alto valor añadido.
  • Esforzarse para reducir a cero el tiempo de espera en el que cualquier proceso de trabajo se pueda encontrar.
  • Crear un flujo para mover rápido el material y la información.
  • Unir los procesos y el personal para que los problemas salgan a la superficie a mayor velocidad.
  • Evidenciar el flujo por toda la organización, es vital para un proceso de mejora continua y para el desarrollo personal.

En un entorno ágil, el Scrum Máster es la persona que tiene la responsabilidad sobre la creación de flujos y la superación de los impedimentos. Si eres Scrum Máster o te interesaría conocer como podemos mejorar la velocidad y la calidad de desarrollo te recomiendo este post.

 

Principio 3: Utilice sistemas pull para evitar producir en exceso

  • Suministrar a los clientes en el proceso de producción lo que desean, donde lo deseen y en la cantidad que deseen.
  • Minimizar el trabajo en proceso y el almacén de inventario.
  • Almacenar pequeñas cantidades de productos y reponerlos frecuentemente en función de las necesidades reales del cliente.
  • Ser receptivo a los cambios diarios en la demanda del consumidor en lugar de confiar en programaciones y sistemas informáticos que siguen la evolución de un inventario poco económico.

 

Principio 4: Nivele la carga de trabajo (heijunka). Trabaje como la tortuga, no como la liebre

  • Eliminar el despilfarro.
  • Evitar la sobrecarga de las personas (o equipos).
  • Eliminar los desequilibrios del programa de producción.
  • Nivelar la carga de trabajo de todos los procesos de fabricación y servicio como alternativa al enfoque de parar/empezar a trabajar en proyectos.

Provablemente quieras conocer como nivelar las cargas de trabajo ¿cómo puedo ser como la tortuga para ganar velocidad? Si te interesa la respuesta a esta pregunta te recomiendo este post para entender las diferencias entre la liebre y la tortuga. Seamos tortugas!

 

Principio 5: Cree una cultura de parar a fin de resolver los problemas, para lograr una buena calidad a la primera

  • Impulsar la propuesta de valor para el cliente gracias a la calidad.
  • Usar los métodos modernos disponibles para asegurar la calidad.
  • Incorporar al equipo la capacidad de detectar un problema y de pararse automáticamente.
  • Diseñar un sistema visual para avisar al equipo o a los líderes del proyecto de que una máquina o proceso necesita de asistencia.
  • Jidoka (máquinas con inteligencia humana) es el fundamento para incorporar la calidad.
  • Incorporar a la organización sistemas para resolver fácilmente los problemas.
  • Incorporar la filosofía de parar o bajar el ritmo con el objetivo de lograr una buena calidad a la primera para mejorar la productividad a largo plazo.

 

Principio 6: Las tareas estandarizadas son el fundamento de la mejora continua y de la autonomía del empleado

  • Usar en todas partes métodos estables y repetibles para mantener la previsibilidad, los plazos de entrega y las salidas regulares del proceso.
  • Capturar los conocimientos acumulados sobre un proceso hasta un momento dado mediante la estandarización de las mejores prácticas actuales.
  • Dejar que la creatividad personal mejore los estándares.
  • Incorporar las mejoras demostradas en el estándar.
  • Trasladar a los nuevos empleados los conocimientos acumulados.

 

Principio 7: Use el control visual de modo que no se oculten los problemas

  • Usar indicadores visuales para ayudar a las personas a determinar immediatamente si están en una condición estándar o si se han desviado.
  • Evitar usar una pantalla si traslada el foco del trabajador fuera del sitio de trabajo.
  • Reducir los informes a una hoja de papel siempre que sea posible. Incluso para las decisiones financieras más importantes.

 

Principio 8: Use sólo tecnología fiable y absolutamente probada que dé servicio a su gente y a sus procesos

  • Usar la tecnología para apoyar a la gente, no para ser reemplazada.
  • Muchas veces es mejor diseñar un proceso manual antes de añadir la tecnología de apoyo.
  • Potenciar un proceso probado y que funciona a una tecnología nueva no probada.
  • Las tecnologías nuevas a menudo son poco fiables y difíciles de estandarizar.
  • Llevar a cabo ensayos reales antes de adoptar nuevas tecnologías en los procesos de negocio, en los sistemas de producción o en os productos.
  • Modificar las tecnologías que entran en conflicto con la cultura de la organización y que puedan perturbar la estabilidad, fiabilidad o previsibilidad.
  • Animar a las personas a tener en cuenta las nuevas tecnologías para examinar nuevos enfoques del trabajo.
  • Implementar rápidamente una tecnología que se haya estudiado meticulosamente si se ha probado mediante ensayos y puede mejorar el flujo del proceso.

 

3. Para añadir valor a una organización, ésta debe desarrollar a sus personas y colaboradores

La visión de los directivos de Toyota es que ellos construyen personas, no sólo coches.

El Sistema de Producción de Toyota (TPS) incluye un conjunto de herramientas pensadas para dar soporte a las personas y potenciar la mejora continua. En el Modelo Toyota la resolución de problemas es una parte fundamental para mejorar el rendimiento y la calidad.

Desarrollar a las personas y colaboradores

Un ejemplo claro es el flujo pieza a pieza, que permite buscar la solución en equipo al problema para minimizar la parada de producción y afectar al mínimo el rendimiento global.

En Toyota han aprendido a provocar ese sentido de urgencia tan importante para enfrentarse (y solucionar) los problemas planteados por parte del negocio.

 

Principio 9: Haga crecer a líderes que comprendan perfectamente el trabajo, vivan la filosofía y la enseñen a otros

  • Hacer crecer a los líderes internamente en lugar de buscarlos fuera de la organización.
  • No ver el trabajo de un líder simplemente como un ejecutador de tareas o un gestor de equipos.
  • Los líderes debe ser modelos ejemplares de la filosofía de la empresa y de su manera de hacer negocios.
  • Comprender el trabajo diario con gran detalle es una obligación para un buen líder.
  • Los líderes deben ser los mejores maestros de la filosofía de la empresa.

 

Principio 10: Desarrolle personas y equipos excepcionales que sigan la filosofía de su empresa

  • Crear una cultura estable y fuerte en la que los valores y creencias de la empresa se comparten ampliamente.
  • Formar a individuos y equipos excepcionales para trabajar dentro de la filosofía corporativa de modo que logren resultados excepcionales.
  • Usar equipos multifuncionales para mejorar la calidad y productividad.
  • Fomentar el trabajo en flujo resolviendo los problemas técnicos difíciles.
  • La autonomía se produce cuando las personas usan las herramientas de la empresa para mejorar la empresa.
  • Hacer un esfuerzo continuo por enseñar a los individuos a trabajar juntos como equipo para lograr los objetivos comunes.
  • El trabajo en equipo es obligatorio.

La motivación de las personas es una hecho primordial para este principio. ¿Sabes cómo Toyota motiva a sus equipos? Puedes leer este post acerca de la motivación en Toyota.

 

Principio 11: Respete su red extendida de partners y proveedores, desafiándoles y ayudándoles a mejorar

  • Tener respeto para sus partners y proveedores, deben ser tratados como una extensión de la propia empresa.
  • Desafiar a los partners externos de negocio a crecer y desarrollarse.
  • Se debe mostrar que se les valora, fijar objetivos desafiantes y asisitir-los para que lo consigan.

 

4. Resolver continuamente la causa raíz de los problemas permitirá tener una organización del aprendizaje

El más alto nivel del modelo Toyota es lograr la organización de la formación.

Si has llegado hasta aquí felicidades! Estás a punto de entrar en el 4 grupo de principios del Modelo Toyota. En este caso nos centramos en la identificación y solución de las causas raíz de un problema.

Resolución de problemas

Detectar y solucionar la raíz de un problema evita que se vuelva a reproducir. La solución de la raíz de un problema es la base fundamental del aprendizaje continuo del Sistema de Producción de Toyota (TPS).

Analizar, reflexionar y comunicar son las acciones que se encuentran en el centro de la mejora continua igual que la disciplina para estandarizar las mejores técnicas conocidas.

Para una introducción a la resolución de problemas del método Toyota aplicada a las metodologías ágiles puedes leer este post.

 

Principio 12: Vaya a verlo por si mismo para comprender a fondo la situación (genchi genbutsu)

  • Solucionar los problemas.
  • Mejorar los procesos yendo a la fuente, observar personalmente y verificar los datos.
  • No teorizar según lo que otros dicen o la pantalla del ordenador muestra.
  • Pensar y hablar basándose en datos verificados personalmente.
  • La alta dirección y los ejecutivos deber ir y ver las cosas por si mismos, para tener más que una comprensión superficial de la situación.

Si quieres saber cómo Taichi Ohno, principal responsable del método Toyota, enseñaba la fortaleza de comprender profundamente la situación mediante genchi genbutsu puedes leer este post.

 

Principio 13: Tome decisiones por consenso lentamente, considerando concienzudamente todas las opciones; impleméntelas rápidamente

  • No elegir una única dirección.
  • No se debe ir por un camino hasta haber considerado concienzudamente las alternativas.
  • Una vez se elige una, se debe mover rápidamente por ese camino, pero con cuidado.
  • Nemawashi es el proceso de debatir los problemas y soluciones potenciales con todos los afectados, para recoger sus ideas y llegar a un acuerdo sobre el camino a tomar.
  • El proceso de consenso ayuda a ampliar la búsqueda de soluciones.
  • Cuando se ha tomado una decisión, se debe implementar rápidamente.

Puedes descubrir en este post cómo se pueden tomar decisiones por consenso e implementarlas muy rápidamente.

 

Principio 14: Conviértase en una organización que aprende mediante la reflexión constante (hansei) y la mejora continua (kaizen)

  • Establecer un proceso estable, usar las herramientas de mejora continua para determinar la raíz de las ineficiencias y aplicar contramedidas efectivas.
  • Diseñar procesos que no requieren casi inventario.
  • Hacer visible el tiempo y los recursos malgastados a todo el mundo.
  • Usar un proceso de mejora continua para determinar la causa raíz de las ineficiencias y eliminarlas.
  • Proteger la base del conocimiento organizativo desarrollando personal estable, con promociones lentas y sistemas de sucesión muy cuidadosos.
  • Usar hansei (reflexión) en los hitos clave y una vez finalizado un proyecto identificar todos los puntos débiles.
  • Desarrollar contramedidas para evitar cometer de nuevo los mismos errores.
  • Aprender mediante la estandarización de las mejores prácticas, en lugar de reinventar la rueda con todo nuevo proyecto o director.

Si quieres saber más acerca de cómo convertirse en una organización que aprende puedes leer este post dedicado a profundizar en este principio.

 

Empieza ahora (conclusiones)

Querido lector, después de este resumen del Sistema de Producción de Toyota (TPS), ya sabes los puntos claves en los un fabricante de coches puede ayudarte como equipo de desarrollo ágil de software o de otros servicios profesionales.

Los principios de Toyota se basan en unos conceptos filosóficos, aplicables a cualquier ámbito. Ahora toca reflexionar sobre cada una de los puntos para interpretar como aplicar un principio a tu empresa o equipo.

No serás más lean por imitar las herramientas descritas por Toyota en un proceso de fabricación particular. Necesitas desarrollar principios que sean apropiados para la organización. Practicarlos diligentemente nos acercará a lograr un alto rendimiento y aportar valor a los clientes y a la sociedad en general.

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Pitu Sabadí
Pitu Sabadí
Agile enthusiast & Fullstack developer

CEO y Product Owner de Pleasepoint, profesor de Agile en el Máster de UIUX en ESDi, fullstack developer y believer en la vida. Las experiencias vividas en la creación de productos digitales, el trabajo en equipo, la mejora continua y la aceleración de grupos dan contenidos al blog.