Scrumízate
El trabajo en equipo es un elemento básico para la correcta actividad de una organización. Sin su presencia será imposible obtener un resultados excelentes. Scrum y los frameworks ágiles proponen dinámicas para potenciar y mejorar el trabajo en equipo.
El sentimiento de grupo y la autogestión del trabajo son esenciales para mantener un equipo cohesionado y motivado.
El trabajo en equipo es un concepto que está en manos de cualquier directivo o responsable de departamento pero muy pocos realmente consiguen que sea una realidad. Existen obstáculos naturales y peligrosos que dificultan o imposibilitan el trabajo en equipo.
Patrick Lencioni define cinco disfunciones de los equipos que representan estos obstáculos. Las cinco disfunciones no se deben ver como elementos aislados o intentar corregir de forma independiente. Las disfunciones de un equipo configuran un modelo interrelacionado y pueden convertirse en letales si un equipo falla en cualquiera de los cinco aspectos.
A continuación analizaremos en qué consisten estas cinco disfunciones y las vincularemos a las dinámicas que nos proporcionan los frameworks ágiles. Scrum es una caja de herramientas que permite avanzar hacia un equipo motivado y cohesionado.
Ausencia de confianza
La primera disfunción hace referencia al concepto de confianza. Entendemos confianza como la falta de disposición para ser vulnerables en el grupo. Los equipos, así pues las personas que lo forman, deben estar dispuestas a abrirse al equipo para aceptar errores y debilidades.
Siempre que nos encontremos ante personas que no están dispuestas a mostrarse vulnerables ante el grupo será muy difícil construir unos cimientos profundos basados en la confianza.
En scrum existen tres espacios en los que las personas del equipo pueden abrirse al grupo y afrontar los problemas en equipo:
- Daily: La reunión diaría nos ofrece un espacio cada mañana en la que exponer los problemas en los que nos encontramos y solicitar ayuda para resolverlos.
- Sprint review: Al analizar como ha ido el sprint, que puntos no se han terminado y porqué motivos es otro momento en el que exponer nuestras debilidades, asumir los errores como colectivos y afrontar la solución en grupo.
- Retrospective: En el espacio de reflexión del equipo debemos analizar los problemas, identificar su origen, buscar soluciones creativas y tomar decisiones en grupo.
Si quieres leer en más detalle las dinámicas que se generan en cada una de las reuniones que propone scrum puedes hacerlo en este post.
Miedo al conflicto
La primera disfunción nos conduce a la segunda, el miedo al conflicto. Si un equipo carece de confianza es incapaz de entregarse a discusiones desenfrenadas y apasionadas de ideas. Los equipos excepcionales son capaces de discutir y avanzar hacia la solución.
Esta disfunción se hace evidente cuando nos encontramos ante reuniones aburridas y con comentarios muy cuidadosos para no herir la sensibilidad de nadie. Estas reuniones, en las que todos hemos estado, no sirven absolutamente de nada.
Un equipo cohesionado no tiene ningún temor a preguntar o expresar la opinión. Alinear las visiones es imprescindible. Todos debemos exponer nuestras ideas, dudas o preocupaciones. Un equipo con confianza no duda en discutir apasionadamente por las ideas.
Scrum nos proporciona tres dinámicas en las que podemos establecer diálogos y discusiones acaloradas acerca de las ideas que afectan a las responsabilidades del equipo.
- Poker plan: En la reunión en la que se define el siguiente sprint se valoran las tareas mediante el uso de poker plan es un excelente espacio para perder el miedo al conflicto. La dinámica de poker plan nos permite expresar libremente nuestra opinión y defenderla cuando esta se radicaliza frente a la opinión del grupo. Si te interesa conocer saber más sobre poker plan puedes leer este post.
- Historias de usuario: Las historias de usuario son una promesa a que vamos a tener una conversación. Partiendo de este concepto ya intuímos que los post-its del backlog nos obligaran a tener una conversación acerca de lo que necesita el cliente o usuario y lo que se propondrá como solución. Si quieres saber como definir historias de usuario puedes leer este post.
- Retrospective: De nuevo la reunión retrospectiva, al final del sprint, nos permite expresar nuestra opinión y, por supuesto, defenderla. Es un espacio ideal para impulsar la mejora continua dentro del funcionamiento del equipo y de una forma horizontal. Si quieres conocer una buena dinámica para las reuniones retrospectivas puedes leer este post.
Falta de compromiso
La siguiente disfunción se centra en el valor de la palabra compromiso. Estamos ante un concepto que se ha utilizado muy frecuentemente de una forma superficial y nos ha hecho perder de vista su verdadero significado. En el contexto de un equipo el compromiso depende de dos cosas: claridad y aceptación.
Los equipos excepcionales adoptan decisiones claras y permanentes y las concretan con la completa aceptación de todas las personas del equipo.
Sin confianza o con temor a discutir fingiremos como equipo estar de acuerdo en las reuniones. Necesitamos despertar conversaciones acaloradas entre los integrantes de un equipo y llegar al consenso. Con consenso habrá compromiso colectivo.
En scrum el sprint es el compromiso que toma el equipo del trabajo que se realizará en el siguiente periodo de tiempo. Planificar sprints viables y cumplir los objetivos es una herramienta que nos fortalece como equipo. Puedes leer más acerca de cómo la definición de sprints ayudará al equipo a conseguir los objetivos.
Evasión de responsabilidades
Sin compromiso y aceptación del equipo desencadenaremos la cuarta disfunción, la evasión de responsabilidades. Estaremos ante equipos que no se compreten con un plan de acción claro.
Esta disfunción es realmente preocupante, puesto que provoca que las personas más centradas y entusiastas con el proyecto y el trabajo en equipo vacilen antes de llamar la atención a alguno de sus compañeros. Cuando no nos atrevemos a cuestionar acciones y conductas que parecen contrapuestas al bien del equipo, tenemos un problema.
Una buena fórmula para detectar esta disfunción y hacerla evidente usando scrum es la revisión de los sprints. Revisar los objetivos marcados en el sprint, observar que no se termina por norma y la constante sobreexplicación de excusas, interrupciones o peticiones de clientes nos permite saber que debemos trabajar para cambiar esta situación.
Falta de atención a los resultados
Llegamos a la última disfunción y más grave. Un equipo que no se responsabiliza no prestará atención a los resultados. No centrarnos en los resultados nos provocará que las personas del grupo sitúen las necesidades individuales (como el ego, la carrera profesional, el reconomiento personal...) o de su departamento por encima de las metas colectivas de la organización.
No prestar atención a los resultados pone en peligro el futuro de la organización.
Existen algunos síntomas claros cuando un equipo que supuestamente "hace scrum" y no presta atención a los resultados:
- El compromiso del sprint no se cumple por sistema
- La dailies no son útiles
- No se encuentra el beneficio al poker plan
- Las retrospectivas no se hacen o no son útiles
Conclusiones
El éxito de cualquier grupo o organización pasa por la cohesión y el trabajo en equipo. Si se permite que aparezca cualquiera de las cinco disfunciones anteriores la dinámica se deteriorará.
Las listas en positivo nos ayudan a construir el fúturo. El pasado es pasado, no podemos hacer nada. El presente es fugaz y está marcado por el día a día. Sólo podemos mejorar mirando hacia el futuro.
Para imaginarnos un equipo cohesionado podemos hacer la siguiente lista en positivo:
- Confían unos en otros
- Participan en conflictos por ideas sin filtros
- Se comprometen con las decisiones y los planes de acción
- Se responsabilizan mutuamente por el cumplimiento de esos planes
- Se centran en el logro de resultados colectivos
Esta lista, una vez leída, parece muy sencilla. En realidad es sumamente difícil de conseguir. Necesitaremos altos niveles de disciplina y perseverencia. Muy pocos equipos podrán conseguirlo.
Scrum nos ofrece herramientas y técnicas que actúan como guías de comportamiento y crean dinámicas de grupo que favorecen la cohesión y el trabajo en equipo.
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