¿Cómo motiva Toyota a sus equipos de trabajo?

¿Cómo motiva Toyota a sus equipos de trabajo?

Uno de los beneficios principales de metodología Scrum es mantener al equipo motivado. Una persona estará más motivada en su lugar de trabajo cuando tiene la capacidad de usar su creatividad en la resolución de problemas y cuando puede auto-organizarse el trabajo.

En Scrum, el trabajo se divide en sprints y el equipo trabaja en llena autonomía. Para un equipo auto-gestionado el sprint es tratado como un compromiso. Cuando se define el sprint, el equipo se está comprometiendo en el trabajo que realizará durante la siguiente iteración.

¿Quién puede saber mejor cómo realizar un trabajo que el equipo que lo realiza habitualmente? Nadie. Por este motivo es el propio equipo quien decide cómo se hará un trabajo. Puedes leer más sobre como la autonomía es una motivación en equipos que utilizan Scrum en este artículo.

Scrum se inspira en muchos puntos en el Sistema de Producción de Toyota y como no, la motivación de los equipos no es una excepción. En Toyota consideran que el grupo de trabajo es crucial para la resolución de problemas.

Dan por hecho que las personas que realizan las tareas que aportan valor añadido son las que están más familiarizadas con el trabajo real. Evidentemente estas personas son las que conocen mejor los problemas que afectan al día a día del trabajo.

Roles de Toyota

Como acabamos de ver, Toyota se caracteriza por ofrecer valor añadido a sus cliente. En el Modelo Toyota (Toyota Production System, TPS) se situa a lo más alto de la jerarquía las personas que realizan estos trabajos que aportan valor añadido. Así pues, a lo más alto de la jerarquía se encuentra el grupo de trabajo, los componentes del equipo.

Organización corriente de Toyota

En la siguiente fila de la jerarquía encontramos a los líderes de equipo. Los líderes de equipo no tienen la potestad para tomar decisiones disciplinarias, su responsabilidad es apoyar y ofrecer ayuda a los componentes del equipo. Por último encontramos a los líderes de grupo, encargados de liderar y coordinar los distintos grupos de trabajo.

Si quieres entender mejor los principios del Modelo Toyota te recomiendo la lectura de este  resumen de los 14 principios de Toyota y cómo nos pueden ayudar en su aplicación en la metodología Scrum.

Estamos claramente ante el concepto de gestión de abajo arriba. La autonomía de los empleados es una corriente presente en muchas empresas, pero en pocas se lo toman tan en serio como en Toyota.

Este sistema básico de líderes de equipo y líderes de grupo se aplica en cualquier lugar de Toyota. Por ejemplo en los departamentos de ingeniería los ingenieros seniors son los que dominan una área técnica específica. Estos tienen el rol de apoyar y desarrollar a los ingenieros juniors en su especialidad. Los seniors actúan como líderes de grupo.

La cultura de Toyota se enfoca a no dejar a nadie tirado en su trabajo. Prueba de ello es que los componentes del equipo cuentan con el botón andom. Cuando un componente del equipo pulsa este botón, el líder de equipo acude rápidamente en su ayuda para solucionar el problema.

El estilo de los mentores de Toyota es dar tareas exigentes y dejar a la persona luchar hasta que tire el andom y pida ayuda.

Miembro de equipo

Los miembros de equipo tienen como objetivo principal ejecutar el trabajo de acuerdo con el stándard actual. Para ello deben mantener las 5S en su área de trabajo (que traducido del japonés son: clasifiación, orden, limpieza, estandarización y disciplina).

También son los responsables de ejecutar las rutinas de mantenimiento básico y es una obligación la búsqueda de oportunidades de mejora para las operaciones que realizan. Así pues los miembros de equipo participan muy activamente en las actividades de grupo para la mejora continua.

Líder de equipo

El líder de equipo es el encargado del arranque inicial del proceso y su control y tiene como objetivos cumplir con las metas de producción y asegurar el abastecimiento de piezas y materiales.

El líder de equipo debe estar muy disponible para el equipo y una de sus principales funciones es acudir a la ayuda del algún miembro del equipo ante la activación de la llamada andom (botón para activar la llamada de ayuda). En este post puedes ver cómo nivelar la carga de trabajo de un equipo siguiendo el mismo Modelo Toyota.

El líder de equipo se ocupa de la validación de los checkeos rutinarios de calidad, cubrir el absentismo, dar formación al equipo, actuando como mentor, y asegurar que se sigue el trabajo estándard. Del mismo modo es la persona que facilita las actividades dentro del grupo pequeño y impulsa las actividades para la mejora continua en los proyectos en curso.

Haciendo el paralelismo en los roles de Scrum, puedes leer en este artículo como el Scrum Máster genera el flujo y elimina los impedimentos.

Líder de Grupo

El líder de grupo es el encargado de realizar un mayor número de tareas de gestión, esta es la lista principal del conjunto de responsabilidades de este rol:

  • Programación de la mano de obra/vacaciones
  • Planificación mensual de producción
  • Administrativo: políticas, presencia, acciones correctoras
  • Planificación Hoshin (cooperación de toda la empresa para conseguir objetivos estratégicos a largo plazo)
  • Moral de los equipos
  • Validar las rutinas de calidad y los chequeos del líder de equipo
  • Coordinación entre turnos
  • Ensayos de procesos (cambios de proceso)
  • Información/seguimiento de los resultados en la producción diaria
  • Actividades para la reducción de costes
  • Proyectos para la mejora continua: productividad, calidad ergonomía...
  • Coordinación del mantenimiento
  • Coordinación de los apoyos desde grupos externos
  • Coordinación del trabajo con procesos aguas arriba y aguas abajo
  • Resultados de seguridad en el grupo
  • Ayuda para cubrir ausencias de líderes de equipo
  • Coordinar actividades asociadas con grandes cambios de modelo

Haciendo el paralelismo en los roles de Scrum, puedes leer en este artículo las características principales de un buen Product Owner.

Motivación de equipos en Toyota

Existe mucha literatura acerca de la motivación de las personas y de los equipos de trabajo. ¿Qué visiones tienen razón? ¿Cuáles debemos aplicar?

En Toyota aplican todas las teorías de la motivación, aunque bajo la visión de su cultura. Entre las teorías de la motivación existen dos grandes corrientes:

  • Las personas están fundamentalmente motivadas internamente: Las características del trabajo las motivan, por si mismas, a trabajar duro y a hacer un trabajo de calidad.
  • Las personas están fundamentalmente guiadas por factores externos: Como por ejemplo premios, castigos o mediciones de logro.

Las 5 teorías principales acerca la motivación de las personas en Toyota se aplican siguiendo estos enfoques:

Tipo

Teoría

Concepto

Enfoque de Toyota

Interna

Jerarquía de las necesidades de Maslow

Satisfacer las necesidades de nivel inferior y subir a los empleados por la jerarquía hasta su autorealización.

La seguridad del trabajo, un buen sueldo y unas condiciones de trabajo seguras satisfacen las necesidades de nivel inferior. La cultura de la mejora continua apoya el crecimiento hasta la autorealización.

Teoría del enriquecimiento del trabajo de Herzberg

Eliminar los elmentos de insatisfacción (factores higiénicos) y diseñar el trabajo para crear satisfactores positivos (motivadores)

 

Las 5S, los programas de ergonomía, de gestión visual y las políticas de recursos humanos tratan los factores higiénicos. La mejora continua, la rotación de puestos de trabajo y su retroalimentación incorporada apoyan los factores motivadores.

Externa

 

 

Dirección científica de Taylor

Seleccionar científicamente, diseñar trabajos estandarizados, formar y premiar con dinero el rendimiento relativo a un estándard.

Se siguen todos los principios científicos pero de forma grupal en lugar de individual y basados en la implicación del empleado.

Modificación del comportamiento

Refuerce el comportamiento en el sitio cuando se produzca de modo natural.

El Flujo continuo y el andom crean plazos de entrega cortos para una rápida retroalimentación. Hay líderes constantemente en producción proporcionando refuerzo.

Fijación de metas

Fijar metas, específicas, medibles, posibles y exigentes y medir el progreso.

Fija metas que cumplen estos criterios mediante el hashin kanri (despliegue de políticas). Medidas continuamente relativas a los objetivos

El Club de Asistencia Perfecta de Toyota

En las cadenas de montaje de Toyota la asistencia de los empleado es crítica. Para ello Toyota ha creado el concepto de Club de Asistencia Perfecta, ni un sólo día de ausencia o llegar tarde. Este concepto de asistencia perfecta recompensa el absentismo cero (siempre hablamos de ausencias sin justificar).

La recompensa consiste en que todos los trabajadores que forman parte del Club de Asistencia Perfecta son invitados una vez al año a un gran banquete, en un centro de convenciones. En el escenario se encuantran 12 coches totalmente nuevos. Estos coches se sortearan durante el evento entre todos los invitados. Los ganadores se llevaran el coche con las tasas y gastos pagados.

Entre el 60% y 70% de los empleados de Toyota forman parte de Club de asistencia perfecta.

Conclusiones

La mejora continua es imprescindible para cualquier equipo o empresa. Para la mejora continua es importante involucrar en ella mediante actividades grupales a los miembros del equipo. Pero esto no sería suficiente. Para el correcto funcionamiento de la mejora continua es imprescindible contar con un equipo motivado.

Toyota invierte en personas y consigue que los empleados estén compremetidos con su trabajo. El compromiso lo demuestran, como hemos vistos en el punto anterior, trabajando puntualmente día a día y mejorando de forma continua las opereaciones que realizan.

En una cadena de montaje de Toyota se plantean unas 80.000 ideas de mejora durante un año, de las que se implementan el 99%.

¿Cómo consigue Toyota que sus empleados trabajen con esmero para hacer perfectamente su trabajo y se esfuercen para mejorar día a día?

De una forma genérica podemos afirmar que se consigue aplicando el Principio 10 del Modelo Toyota: "Crea un sistema que desarrolle personas y equipos excepcionales que sigan la filosofía de la empresa y empiezan por examinar el sistema dinámico de su organización".

La filosofía de empresa no se crea de una forma rápida. Construir una cultura requiere un cierto tiempo, necesita aplicar de forma continuada un enfoque que sea consistente y que se rija pro unos principios consistentes. Si nos enfocamos a la teoría de Maslow, las personas necesitamos tener un grado de seguridad y sentir que formamos parte de un equipo, de un colectivo superior.

Una fuente de motivación importante es tener diseñados trabajos que supongan desafíos. La autonomía nos cubre la necesidad de tener la sensación de control sobre nuestras tareas. Para todos, los objetivos desafiantes son motivadores, igual que so medición constante y la retroalimentación sobre el progreso. Si añadimos premios adicionales bajo la consecución de dichos objetivos mejor que mejor. Los premios no siemre deben suponer un coste, también podemos hablar de premios simbólicos.

Formar personas y equipos excepcionales nace de aplicar el respeto por el sistema humano.

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Pitu Sabadí
Pitu Sabadí
TDD and Agile enthusiast - CEO at Pease Networks

CEO en Please Networks. Fullstack developer y believer en la vida real. Me gusta el trabajo en equipo y conseguir objetivos colectivos. Desarrollando con PHP y AngularJS. AWS para la infraestructura. Amante del agile y el TDD. Training Cloud y Scrumízate mis proyectos personales.