Scrumízate
Si te interesa conocer cómo Toyota logra motivar a sus equipos de trabajo es probable que estés lidiando con algún equipo de personas para conseguir que aumente el rendimiento y el valor aportado al cliente o usuario final.
Como sabes, entre los beneficios que promueve la agilidad en el desarrollo se incluye la felicidad y motivación del equipo. Un equipo implicado en el propósito de la organización siempre ofrece unos mejores resultados. Frameworks como scrum te ayudarán positivamente en la creación de dinámicas que mejores el estado de las personas y su rendimiento.
Seguro que has vivido situaciones de motivación extrema, de no poder parar de trabajar y pensar en lo que estás metido, y momentos de desilusión en los que tu implicación y rendimiento ha bajado considerablemente.
Una persona está más motivada en su lugar de trabajo si tiene la capacidad de usar su creatividad en la resolución de problemas y la autonomía en la auto-organización del trabajo a realizar.
Tras muchos años liderando equipos de desarrollo ágil enfocados a producto propio he aprendido de muchas y diversas experiencias. Algunas de ellas, me han permitido reflexionar y experimentar en la empresa propia como reaccionan los equipos a distintos estímulos o dinámicas de grupo.
En esta lista de artículos he recogido buena parte de las reflexiones de estas experiencias personales con el fin de ayudarte a mejorar la felicidad de las personas del equipo y favorecer un entorno de trabajo ágil:
- ¿Cómo mejorar el entorno de trabajo?
- El verdadero significado de la palabra proactivo
- 5 paradigmas de las relaciones humanas
- Decálogo ágil, escrito en los años 30
- Aprende a delegar en un equipo auto-gestionado
- Scrum y la búsqueda de la felicidad perdida
1. Equipos auto-gestionados
La autonomia en la organización del trabajo a realizar es clave para mejorar la felicidad y rendimiento del equipo. Frameworks ágiles como scrum favorecen esta auto-gestión del trabajo.
Scrum divide el tiempo en unidades de trabajo (sprints) donde el equipo trabaja con total autonomía para conseguir los resultados propuestos. Los objetivos de un sprint son el compromiso que el equipo ha alcanzado para el siguiente ciclo de trabajo. El propósito del equipo será entregar nuevo software funcionando al final del sprint.
¿Quién puede saber mejor cómo realizar un trabajo que el equipo que lo realizamos habitualmente?
Nadie. Este es un razonamiento de peso para decidir que será el equipo quien decida cómo afrontar un nuevo objetivo. En este artículo profundizo en cómo afecta la autonomía en la motivación de los equipos y como promoverla usando scrum.
2. Introducción a Toyota
Como ya sabes querido lector, el framework ágil scrum ha utilizado el Sistema de Producción de Toyota (TPS) como inspiración.
El modelo de Toyota se centra en los pilares en:
- La mejora continua
- La resolución de problemas
- El crecimiento de las personas
- La eliminación del despilfarro
Todos los pilares afectan directamente a la felicidad de las personas y los equipos.
Si es la primera vez que lees sobre el Sistema de Producción de Toyota te recomiendo que antes de seguir leas este artículo en la que encontrarás un resumen de los principios de Toyota y como nos pueden ayudar en el desempeño de nuestros equipos ágiles.
Quizás llevas un tiempo leyendo artículos en los que se menciona Toyota, Kaizen, Lean o otros términos japoneses para describir algun concepto ágil. Si es así, puede que te ocurra como a mi y que necesites comprender mejor como funciona Toyota.
Si estás en esta situación, quieres mejorar la motivación, el rendimiento y la calidad en las entregas de tu equipo te recomiendo que leas el libro Las claves del éxito de Toyota.
3. Roles de Toyota
En Toyota tienen clarísimo, mucho más de lo que te puedes imaginar, que las personas que realizan las tareas que aportan valor añadido son aquellas que están más familiarizadas con el trabajo real.
Quienes más conocen el trabajo real son también aquellos que mejor conocen los problemas que afectan al día a día del trabajo. Son también aquellos que ante un problema podrán apuntar una solución y que usando su creatividad pueden mejorar el proceso para mejorar la calidad y eliminar posibles desperdicios.
Así pues, como seguramente te estás imaginando querido lector, Toyota se orienta a ofrecer valor añadido a sus clientes. Es por este motivo que el Sistema de Producción de Toyota (TPS) situa en los más alto de la jerarquía aquellas personas que realizan aquellos trabajos que aportan valor añadido.
A continuación te muestro un pequeño esquema con el que guiar la explicación de la organización interna de Toyota.
En la zona más alta de la jerarquía se encuentran los integrantes del equipo. Aquellos que trabajan para aportar valor al cliente final de forma directa.
Bajo el equipo se encuentran los líderes de equipo. La característica principal de los líderes de equipo es que no cuentan con la potestad de tomar decisiones disciplinarias. La responsabilidad de los líderes de equipo es apoyar y ofrecer ayuda a los componentes del equipo. A continuación encontramos los líderes de grupo encargados de liderar (con las mismas potestades que los líderes de equipo) y coordinar los distintos grupos de trabajo.
Gestión de abajo a arriba
Seguro que has oído muchísimas veces términos como gestión de abajo a arriba, jerarquía horizontal, organizaciones líquidas... Es más que provable que en muchos casos (por suerte siempre vamos encontrando excepciones) sean solo palabras y el modelo siga siendo jerárquico y tradicional.
Pocas empresas se toman tan en serio la autonomía de los empleados como en Toyota.
Los ingenieros seniors (dominan una área técnica específica) desempeñan el rol de apoyar y desarrollar a los ingenieros juniors en su especialidad. Los ingenieros seniors actúan como líderes de grupo.
Toyota aprovecha esta organización para desarrollar y hacer crecer a las personas dentro de la organización. Este sistema básico de organización de equipos y personas no sólo se utiliza en los departamentos técnicos, sino que aplica a cualquier lugar de Toyota.
¿Has sentido alguna vez soledad ante algún problema?
La cultura de Toyota se enfoca a no dejar a nadie tirado mientras realiza su trabajo. Una buena prueba de ello es, en las plantas de fabricación y montaje cuentan con el botón "andom". Cuando un integrante del equipo pulsa este botón, el líder del equipo acude rápidamente para proporcionar ayuda y solucionar el problema.
Este mecanismo permite también definir cual es la filosofía y estilo de los mentores de Toyota:
Dar tareas exigentes, dejar a la persona luchar y esperar a que tire el botón andom para pedir ayuda.
Este pequeño truco puede serte de mucha ayuda si actúas como scrum máster o eres parte implicada e importante en la resolución de problemas y el desempeño del equipo.
A) Miembro de equipo
Los miembros de equipo tienen como objetivo principal ejecutar el trabajo de acuerdo con el stándard actual. Para ello deben mantener las 5S en su área de trabajo (que traducido del japonés son: clasifiación, orden, limpieza, estandarización y disciplina).
También son los responsables de ejecutar las rutinas de mantenimiento básico y es una obligación la búsqueda de oportunidades de mejora para las operaciones que realizan. Así pues los miembros de equipo participan muy activamente en las actividades de grupo para la mejora continua.
B)Líder de equipo
El líder de equipo es el encargado del arranque inicial del proceso y su control y tiene como objetivos cumplir con las metas de producción y asegurar el abastecimiento de piezas y materiales.
El líder de equipo debe estar muy disponible para el equipo y una de sus principales funciones es acudir a la ayuda del algún miembro del equipo ante la activación de la llamada andom (botón para activar la llamada de ayuda). En este post puedes ver cómo nivelar la carga de trabajo de un equipo siguiendo el mismo Modelo Toyota.
El líder de equipo se ocupa de la validación de los checkeos rutinarios de calidad, cubrir el absentismo, dar formación al equipo, actuando como mentor, y asegurar que se sigue el trabajo estándard. Del mismo modo es la persona que facilita las actividades dentro del grupo pequeño y impulsa las actividades para la mejora continua en los proyectos en curso.
Haciendo el paralelismo en los roles de Scrum, puedes leer en este artículo como el Scrum Máster genera el flujo y elimina los impedimentos.
C) Líder de Grupo
El líder de grupo es el encargado de realizar un mayor número de tareas de gestión, esta es la lista principal del conjunto de responsabilidades de este rol:
- Programación de la mano de obra/vacaciones
- Planificación mensual de producción
- Administrativo: políticas, presencia, acciones correctoras
- Planificación Hoshin (cooperación de toda la empresa para conseguir objetivos estratégicos a largo plazo)
- Moral de los equipos
- Validar las rutinas de calidad y los chequeos del líder de equipo
- Coordinación entre turnos
- Ensayos de procesos (cambios de proceso)
- Información/seguimiento de los resultados en la producción diaria
- Actividades para la reducción de costes
- Proyectos para la mejora continua: productividad, calidad ergonomía...
- Coordinación del mantenimiento
- Coordinación de los apoyos desde grupos externos
- Coordinación del trabajo con procesos aguas arriba y aguas abajo
- Resultados de seguridad en el grupo
- Ayuda para cubrir ausencias de líderes de equipo
- Coordinar actividades asociadas con grandes cambios de modelo
Haciendo el paralelismo en los roles de Scrum, puedes leer en este artículo las características principales de un buen Product Owner.
4. Motivación de equipos en Toyota
Si has llegado hasta aquí seguro que en el pasado ya has leído en más de una ocasión acerca de la motivación de las personas o de los equipos de trabajo. Seguro que has tropezado con distintas visiones y siempre te preguntas
¿Tendrán razón? ¿Lo deberíamos aplicar?
Como ya sabes en el contexto de las teorías de la motivación existen dos grandes corrientes:
- Las personas están fundamentalmente motivadas internamente: Las características del trabajo las motivan, por si mismas, a trabajar duro y a hacer un trabajo de calidad.
- Las personas están fundamentalmente guiadas por factores externos: Como por ejemplo premios, castigos o mediciones de logro.
En Toyota no sólo aplican estas dos, sino que utilizan hasta 5 teorias principales acerca de la motivación de las personas. He construído para ti una pequeña tabla resumen en la que se describe el contexto, la teoría, el concepto y el enfoque que ofrece Toyota en sus principios.
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Tipo |
Teoría |
Concepto |
Enfoque de Toyota |
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Interna |
Jerarquía de las necesidades de Maslow |
Satisfacer las necesidades de nivel inferior y subir a los empleados por la jerarquía hasta su autorealización. |
La seguridad del trabajo, un buen sueldo y unas condiciones de trabajo seguras satisfacen las necesidades de nivel inferior. La cultura de la mejora continua apoya el crecimiento hasta la autorealización. |
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Teoría del enriquecimiento del trabajo de Herzberg |
Eliminar los elmentos de insatisfacción (factores higiénicos) y diseñar el trabajo para crear satisfactores positivos (motivadores)
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Las 5S, los programas de ergonomía, de gestión visual y las políticas de recursos humanos tratan los factores higiénicos. La mejora continua, la rotación de puestos de trabajo y su retroalimentación incorporada apoyan los factores motivadores. |
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Externa
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Dirección científica de Taylor |
Seleccionar científicamente, diseñar trabajos estandarizados, formar y premiar con dinero el rendimiento relativo a un estándard. |
Se siguen todos los principios científicos pero de forma grupal en lugar de individual y basados en la implicación del empleado. |
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Modificación del comportamiento |
Refuerce el comportamiento en el sitio cuando se produzca de modo natural. |
El flujo continuo y el andom crean plazos de entrega cortos para una rápida retroalimentación. Hay líderes constantemente en producción proporcionando refuerzo. |
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Fijación de metas |
Fijar metas, específicas, medibles, posibles y exigentes y medir el progreso. |
Fija metas que cumplen estos criterios mediante el hashin kanri (despliegue de políticas). Medidas continuamente relativas a los objetivos |
Ejemplo: El Club de Asistencia Perfecta de Toyota
En las cadenas de montaje de Toyota la asistencia de los empleado es crítica. Para ello Toyota ha creado el concepto de Club de Asistencia Perfecta, ni un sólo día de ausencia o llegar tarde. Este concepto de asistencia perfecta recompensa el absentismo cero (siempre hablamos de ausencias sin justificar).
La recompensa consiste en que todos los trabajadores que forman parte del Club de Asistencia Perfecta son invitados una vez al año a un gran banquete, en un centro de convenciones. En el escenario se encuantran 12 coches totalmente nuevos. Estos coches se sortearan durante el evento entre todos los invitados. Los ganadores se llevaran el coche con las tasas y gastos pagados.
5. ¿Qué consigue Toyota?
Querido lector, estás empezando la última sección del artículo y es el momento de trasladarte tres datos sobre Toyota que te sorprenderán:
- Entre el 60% y 70% de los empleados de Toyota forman parte de Club de asistencia perfecta.
- En una cadena de montaje de Toyota se plantean unas 80.000 ideas de mejora durante un año.
- De las 80.000 ideas que se plantean se implementan el 99%.
Toyota es un claro ejemplo de una organización que invierte en las personas. Por este motivo consigue empleados comprometidos con su trabajo. El comopromiso lo demuestran a diario con su puntualidad o la mejora contante de las operaciones que realizan.
Ya lo intuyes, la mejora continua es imprescindible para cualquier equipo o empresa. Para ello es importante involucrar a las personas con actividades de grupo que refuercen la confianza y la motivación...
Que te tengo que contar sobre esto que no sepas, con unas actividades de grupo no será suficiente!
¿Cómo consigue Toyota que sus empleados trabajen con esmero para hacer perfectamente su trabajo y se esfuercen para mejorar día a día?
Crear un sistema que desarrolle personas y equipos excepcionales que sigan la filosofía de la empresa y empiezan por examinar el sistema dinámico de su organción.
Acabas de leer el principio número 10 del Sistema de Producción de Toyota. Aplicando este principio conseguirás mejorar la motivación de tu equipo. Como estás pensando ahora mismo, la filosofía de empresa no se crea de forma rápida. Construir una cultura requiere cierto tiempo y necesita aplicar de forma continuada un enfoque consistente y que se rija por unos principios también consistente.
De alguna forma la cultura de empresa nos recuerda la teoría de Maslow, que dice que las personas necesitamos tener un grado de seguridad y sentir que formamos parte de un colectivo superior (equipo).
A continuación te dejo una lista de ideas que pueden ayudarte a mejorar la motivación del equipo:
- Trabajos que supongan desafíos.
- Autonomía que genera la sensación de control sobre nuestras tareas.
- Medición de avances y retroalimentación sobre el progreso.
- Premios adicionales bajo la consecución de objetivos (pueden ser simbólicos).
Formar personas y equipos excepcionales nace de aplicar el respeto por el sistema humano.
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