Cómo hacer una reunión retrospectiva muy productiva

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Estás aquí porqué consideras que no estáis sacando el suficiente provecho a las reuniones retrospectivas. Incluso puedes estar pensando una cosa mucho más dura, que las reuniones retrospectivas no sirven para nada!

Si te sientes así tranquilo, seguramente si viera las reuniones retrospectivas que hacéis yo pensaría exactamente lo mismo. Por eso, hoy voy a compartir contigo algunas prácticas y pequeños consejos que te ayudarán a transformar la reuniones retrospectivas de tu equipo en unas sesiones extremadamente productivas.

¿Qué son las reuniones retrospectivas?

Permíteme hacer un paso atrás y alinear nuestra visión sobre qué es una reunión retrospectiva. Primero de todo me gustaría eliminar el foco acerca de la dinámica de reunión, me gustaría que pensarás solo en los objetivos que busca una reunión retrospectiva.

Scrum, como framework ágil, define las reuniones necesarias para crear dinámicas de trabajo más positivas y potenciar el rendimiento del equipo. La reunión retrospectiva es aquella que se realiza al final del sprint.

El objetivo de la reunión es instaurar un espacio para la mejora continua del proceso para mejorar el rendimiento, la velocidad y la calidad.

Los propósitos de la reunión son:

• Inspeccionar cómo fue el último sprint en cuanto a resultados, calidad, personas, relaciones y procesos.
• Identificar y ordenar los elementos más importantes que salieron mal y las posibles mejoras a realizar.
• Crear un plan para implementar las mejoras en la forma en la que el equipo desempeña su trabajo.

¿Cómo podemos ser más productivos?

Al final de la retrospectiva, para que el equipo mejore, deberíamos haber identificado las mejoras a implementar en el siguiente sprint. El hecho de implementarlas provoca que el equipo pueda ser autocrítico en busca de la mejora en el proceso. Crearemos un sistema enfocado a la autoinspección y adaptación constante.

Con el tiempo he escrito una serie de post alrededor de como mejorar las reuniones y la comunicación entre las distintas personas de un equipo con el objetivo de mejorar el rendimiento individual y colectivo:

• ¿Cómo mejorar el entorno de trabajo?
• ¿Cómo crear un equipo cohesinado y eficaz?
• ¿Cómo convertirse en una organización que aprende?
• Necesitamos reflexionar, retrospectivas!
• No anules una reunión si alguien no puede asistir

 ¿Cómo se hace una reunión retrospectiva?

Existen muchísimas formas de conducir una reunión retrospectiva. De hecho, querido lector, te aconsejo que cada cierto tiempo modifiques la dinámica con alguna que potencie algún aspecto que quieres tratar de mejorar.

Ahora te compartiré una excelente práctica para que puedas conducir las próximas retrospectivas hacia el éxito.

Si quieres conocer más dinámicas y prácticas que mejoraran el rendimiento del equipo te recomiendo la lectura del libro de Martin Alaimo, en su libro Facilitador de equipos ágiles. 

En este libro te verás immerso en un camino posible para adquirir los conocimientos y habilidades necesarias para implantar la agilidad en una organización con éxito.

Ahora sí, vamos a ver la dinámica para la reunión retrospectiva:

1. Reflexión individual sobre una lista de preguntas y anotación de las respuestas (Previo a la reunión).
2. Puesta en común por parte de todos los integrantes.
3. Selección de las acciones de mejora a aplicar en el próximo sprint.

La lista de preguntas con las que trabajaremos son las siguientes:

1. Qué deberíamos empezar a hacer al siguiente sprint?

Esta pregunta sirve para potenciar la creatividad y la innovación. Entran todos los puntos innovadores o que tengamos cierta curiosidad y que queramos probar. Utilizar recomendaciones comprobadas, como los trucos y consejos que te ofrecemos en Scrumízate, nos ayudan a no reinventar la rueda y avanzar más rápido.

2. Qué deberíamos hacer más?

Con esta pregunta debes alimentar aquellas prácticas que piensas que necesitan un refinamento, puesto que nos gustan mucho y no las utilizamos suficiente. Es un espacio para recopilar las cosas que estamos haciendo y queremos que mejoren.

3. Qué deberíamos continuar haciendo durante el siguiente sprint?

Con esta pregunta potencias el pensamiento crítico. De todo lo que estamos haciendo ¿qué debemos continuar haciendo? Necesitás que el equipo filtre aquellas cosas que hace y aportan valor y elimine aquellas que hace por inercia o costumbre. Por ahora no tenemos una prioridad de mejora y debemos seguir con las prácticas actuales.

4. Qué deberíamos hacer menos o dejar de hacer?

Siguiendo la dinámica de la pregunta anterior, de todo lo que estamos haciendo ¿qué debemos dejar de hacer? Se trata de propuestas que un día se plantearon como una mejora y que no hemos conseguido que aporten el valor esperado. En este momento eres conciente que no aporta valor, podéis plantear darle una segunda oportunidad o senzillamente dejarlo de hacer.

Intenta eliminar todos aquellos procesos burocráticos que el equipo debe hacer y que no aportan ninguna clase de valor.

Ideas clave

Acabamos de compartir contigo una excelente dinámica de reunión orientada a mejorar la forma de trabajar y actuar del equipo.

Aplicar esta dinámica te ayudará a:

• Dejar los sentimientos de lado ni como nos hemos sentido durante el sprint.
• Plantear ideas que afectan directamente al comportamiento del equipo.
• Dar autonomia al equipo para decidir hacer una práctica o dejar de hacerla.

Es muy probable que muchos de vosotros estéis pensando que es importante trabajar primero en los sentimientos de las personas. Incluso algunos consideráis que no podemos saber cómo mejorar sin haber tratado antes cómo se sienten las personas.

Es cierto. Conducir la reunión de una forma tan operativa responde a dos puntos. Por un lado en muchos casos podemos identificar qué hacer directamente y por el otro no siempre es posible trabajar en los sentimientos de las personas.

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